Corona Virus- Business Impact

コロナウィルス発生がニュースになってから何週間か過ぎました。毎日感染者数が増え続けている中、世界中のウィルス対策措置が報道されています。武漢駐在者が逃げ出す一方で大手航空会社の中国行きフライトがキャンセルになっています。香港を訪れたクルーズ船も日本で検疫を受けています。

アジア各地で予定されていた会議の多くがキャンセルまたは延期となっています。個人的にも、カリフォルニア州立大学システムの管理者から招待されていた東京での会議が、CDC (疾病対策センター)の注意勧告に従い、今週キャンセルとなりました。

こういった会議がキャンセルされるとどうなるか。当然、FaceTimeやSkypeなどのアプリを使ったビデオ会議やメールが増えますが、これらのアプリを使ったコミュニケーションはなかなかうまくいきません。常に雑音やタイムラグが発生するからです。英語のニュアンスやボディランゲージも伝わりにくいですし、声高の人の独壇場になってしまうこともあります。

使用するビデオ会議のアプリには予め慣れておくというのが大前提ですが、ビデオ会議を効率的に行うには、基本的なルールをまず設定しておきましょう。例えば、誰が進行役なのか、発言したい人をどう認識するかなど事前に決めておきましょう。そして一番重要なのがアジェンダ(議題)です。アジェンダには以下を入れましょう。

1. 議論のリーダー

2. トピック

3. 議論の目的

4. 時間配分

また、ビデオ会議で使用する資料を事前に配布し、参加者が目を通しておけるようにしましょう。そうすれば会議が脇道に逸れることなく時間を効率的に使うことができます。

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It’s been several weeks now since the outbreak of the Corona virus has hit the news. Each day brings reports of more cases and the measures being taken across the globe to combat contagion of the virus. Expatriates are fleeing Wuhan while flights into China are being cancelled by the major airlines. A cruise ship that visited Hong Kong is being quarantined in Japan.

Many conferences and meetings throughout Asia are being cancelled or postponed as well. Personally, a conference I was invited to of top administrators from the California State University system in Tokyo this week was cancelled following precautions issued by the Centers for Disease Control (CDC).

So, what happens when these meetings are cancelled? Oftentimes, it means more emails and videoconferences using apps such as FaceTime or Skype. I’ve found that communicating using these apps are sometimes difficult as there’s always unwanted noise and lag times that need to be considered. Nuances in English and body language are harder to pick up and there’s always the very excitable person who will talk over others at will.

Everyone should familiarize themselves with the functions of the particular videoconference app. After that the key to a good videoconference starts with having a set of ground rules such as who will be the moderator, how people will be recognized, and most importantly, an agenda. The agenda should include:

1. Discussion Leader

2. Topics

3. Purpose of the Discussion

4. Allotted Time

It’s best if any materials to be shown are distributed prior to the videoconference so they can be reviewed by the participants. This allows for the meeting time to be used effectively without going off on unnecessary tangents.

Do you need HELP getting ready for a videoconference in English? I can HELP.

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